Как правильно организовать офисный переезд

Переезд офиса может показаться достаточно сложной и хлопотной задачей. Особенно это касается помещений, где работают по 100 и более сотрудников, у каждого из которых накапливается внушительное количество личных вещей. Сюда стоит отнести не только документы, а и канцелярские принадлежности, сувениры, личное имущество и оргтехнику. Именно поэтому, переезжая из одного бизнес-центра в другой следует максимально грамотно и эффективно организовать этот процесс.

Важную роль играет не только перевозка вещей с места на место, а и правильная их упаковка, после которой можно быстро все распаковать и незамедлительно приступить к работе. Ведь каждый потраченный день отнимает у предприятия клиентов, лишает его возможности предоставлять свои услуги, а, следовательно, сокращает доходы. Поэтому вопрос, который волнует многих руководителей: это как правильно организовать офисный переезд?

Составление плана действий при офисном переезде

Чтобы процесс стал максимально удобным и комфортным, стоит прибегнуть к составлению плана. Мебель, оргтехника и документы должны поставляться поочередно, а также отдельно друг от друга. Эти три пункта наиболее важны во время планирования, вместе они составляют то, что именуется офисом.

Самое ужасное — это растерянность, неорганизованность и даже легкая паника. Для того чтобы все пошло как по маслу, нужно заранее составить план действий:

• принять взвешенное решение — здесь важно учесть предстоящие расходы, возможную выгоду от смены офиса, а также подсчитать убытки, которые могут возникнуть и усугубить дела бизнеса;
• назначить ответственных за переезд коллег — не следует пытаться сделать все усилиями дружного коллектива, нужно дать четкие указания и распределить обязанности между сотрудниками;
• подготовить весь инвентарь и вещи — этот этап влияет на то, насколько быстрым, правильным и эффективным будет процесс переезда;
• заняться процессом перевозки и обустройством нового помещения.

Организовать офисный переезд правильно — это значит спланировать и продумать процесс до мельчайших деталей, выполняя его шаг за шагом. Трудность перевозки состоит в том, что груз достаточно разноплановый. Это могут быть — мебель, архив, вазоны, техника, цветы, кухонные принадлежности и так далее. Оптимальным вариантом для такого переезда является помощь квалифицированной компании. Так вы сможете сэкономить свое время и максимально быстро приступить к работе на новом месте.

На что обратить внимание при выборе компании по перевозке?

Как бы тщательно вы не организовывали подготовительный процесс и не пытались его контролировать, успех всей операции зависит от правильного выбора мувинговой компании. С офисной перевозкой способны справиться настоящие профессионалы с многолетним опытом работы.

Только мувинговая компания, специализирующаяся на услугах грузовых перевозок, имеет в своем автопарке линейку необходимого транспорта и погрузочной техники, которая способна справиться с крупногабаритными грузами.

Подготовительные операции при офисном переезде

Следует выделить несколько задач, которые крайне необходимо выполнить до переезда:

• составить полный перечень того, что будет перевезено;
• продумать планировку расстановки мебели и оргтехники в новом помещении, учитывая габариты нового офиса;
• пригласить специалиста мувинговой компании, который найдет грузовое такси, определит, какое количество транспорта и грузчиков необходимо привлечь, и подписать с ним договор;
• собрать и упаковать личные вещи сотрудников;
• разложить папки, книги, декор для офиса;
• отключить оргтехнику и качественно собрать ее;
• демонтировать, разобрать и упаковать шкафы, полки, тумбы, стеллажи, офисные сейфы;
• погрузить все вещи;
• оформить страховку;
• произвести уборку помещения.

Стоит организовать аккуратное складирование и размещение техники в ящики, а также надежно закрепить ее во время транспортировки, чтобы избежать повреждения. Не экономьте на упаковке, которая обеспечивает надежную защиту всему инвентарю.

Маркировка каждой коробки — один из главных нюансов при любом переезде. Наклейте информационные листы с данными, что содержится внутри упаковки, а также для какой части офиса предназначены ящики. Такие пометки значительно облегчат процесс распаковки и помогут избежать беспорядка во время разбора вещей. Рациональный подход и соблюдение всех подготовительных процедур позволит следовать намеченному плану, сэкономить денежные средства и уложиться в оговоренные сроки.

Организационные вопросы в день переезда

Вот и настал этот ответственный момент – будьте готовым к тому, что день начнется довольно рано, а окончится поздно. Следует запастись терпением и назначить ответственных коллег, которые будут осуществлять контроль в обоих офисах. Сотрудник, находящийся в старом здании должен проследить, чтобы все вещи были погружены в машину аккуратно. А коллега в новом помещении будет нести ответственность за прием товаров – именно в его компетенции лежит руководство процессом выгрузки коробок.

Отдельно назначьте ответственного кадра, который займется перевозкой документов и ценных бумаг. Организуйте для коллектива трансфер и обеденный перерыв. Главная задача руководителя — исключить скопление большого количества людей, которое может привести к суматохе и неразберихе. Он должен следить за равномерным распределением задач между коллегами, а также быть готовым к возникновению форс-мажорных ситуаций, которые могут возникнуть в процессе въезда.

Как избежать проблем при офисном переезде

Преимуществом будет создание в старом офисе некоего центра находок – в процессе сбора вещей непременно найдутся давние пропажи. Заранее оговорите нюансы сборки мебели: кто и когда этим займется. После этого этапа расставьте оргтехнику и подключите ее. Уборка — финальный штрих, пригласите клининговую компанию.

Организовать офисный переезд теперь стало еще проще. С нашей помощью вы сможете максимально быстро и беспроблемно переехать с одного рабочего места на другое в городе Киев. И не забудьте отметить новоселье. Организуйте для своей команды тимбилдинг, который поможет снизить уровень стресса, полученного в процессе переезда. Смена офиса — это отличный повод для праздника.

Достоинства нашей компании

Мы несем полную материальную ответственность за имущество, которое перевозим. Воспользовавшись услугами нашей компании, клиенты получают возможность приобрести упаковочный материал. Мы полностью берем на себя организацию процесса, у вас отпадает необходимость лично искать грузовое такси. Ответственный персонал осуществляет квалифицированный демонтаж и сборку офисной мебели.

Все работы мы выполняем в максимально сжатые сроки, беря все заботы на себя. Вещи доставляются по указанному адресу. Проводится разгрузка и расстановка предметов. Собирается упаковочная бумага, коробки, которые в дальнейшем утилизируются. После получения вещей вам всего лишь остается убедиться в том, что все было доставлено в надлежащем виде.